Apel do przedsiębiorców i freelancerów, którzy jeszcze nie wdrożyli RODO!

(lub zrobili to po macoszemu, ale nadal nie wiedzą czy działają zgodnie z prawem)

Drogi Przedsiębiorco!

Jeżeli:

a) Masz właściwie zabezpieczone dane osobowe Twoich klientów, pracowników i kontrahentów;  

b) Masz przygotowaną niezbędną dokumentację i uzupełniasz ją na bieżąco;  

c) Masz na swoich stronach odpowiednie klauzule, a Twoi potencjalni klienci są poinformowani w jaki sposób zabezpieczasz i przetwarzasz ich dane osobowe, to…  

nie czytaj dalej.

Prawdopodobnie jesteś wśród 15% przedsiębiorców, którzy poważnie podeszli do tematu wdrożenia RODO. Jesteś wśród grupy, która może spać spokojnie, bez obawy, że pewnego dnia w firmie pojawi się organ nadzorczy i wlepi grzywnę, która wyzeruje Twoje konta. 

A może być gorzej!

Nie wiem czy wiesz, ale są już pierwsze skargi o złamanie RODO. Niebawem posypią się wyroki i pierwsze kary mogą opiewać na kwoty od kilku tysięcy, do nawet kilku milionów złotych. To nie żart. Oczywiście jako mała firma na pewno nie dostaniesz tych kar z "górnej półki", ale przyznaj - nawet kilka tysięcy szkoda. 

Nie chcę Cię straszyć, ale niestety takie są realia. Wierzę, że czytają mnie odpowiedzialni ludzie, którzy chcą prowadzić swoje firmy zgodnie z prawem.  

Niestety jeśli chodzi o sektor małych firm, to świadomość RODO nadal jest bardzo niska. Na ostatnim live (zapis jest na samym dole) padały pytania w stylu:  

• Handluję na Allegro, czy obowiązuje mnie RODO?  
• Działam tylko z polecenia, mam tylko zapisane w telefonie Imię, nazwisko i numer? Czy to też dotyczy RODO?  
• Powadzę blog, ale nie mam firmy, nie prowadzę działalności, ale czasami współpracuję z markami i ludzie zostawiają komentarze pod moimi wpisami. Czy obowiązuje mnie RODO?  

TAK, TAK i jeszcze raz TAK!  

W RODO nie chodzi o to, czy masz firmę czy nie. Chodzi o ochronę danych osobowych.  

Niektórzy zarzucają mi, że ten list jest mocny, ale… czasem trzeba użyć prostych przykładów, żeby do ludzi dotarło jakie mogą być konsekwencje zbagatelizowania tematu. 

Moi Drodzy – ochrona danych to OBOWIĄZEK. Tak jak płacisz podatki, VAT, ZUS, tak samo powinieneś podjąć jakieś kroki, żeby zadbać o ochronę danych, które przewijają się przez Twoją firmę. Kropka. 

Wielu moich czytelników ma już rodzinę. Dlatego konsekwencje naszych decyzji (lub ich braku) mogą być dotkliwe nie tylko dla nas, ale niestety mogą się odbić na naszych rodzinach.  

Załóżmy (czysto hipotetycznie), że...  

dostajesz grzywnę w wysokości 100.000zł. Czy jesteś w stanie zapłacić ją od ręki i nadal prowadzić biznes? 

Odpowiedz na to pytanie w myślach: jesteś w stanie wejść na konto i przelać taką kwotę do odpowiedniego organu?  

Prawdopodobnie nie.  

Może i masz takie pieniądze na koncie, ale przecież masz do zapłacenia podatki, ZUSy, być może wynagrodzenia dla pracowników lub podwykonawców.  

Coś mi się wydaje, że przez taki przelew mocno by ucierpiały Twoje finanse, a może musiałbyś wziąć kredyt.  

Zastanów się przez chwilę jak taka sytuacja wpłynęłaby na Twoje małżeństwo? Jak taka sytuacja wpłynęłaby na Twoją rodzinę?  

Nie wiem jak Ty, ale ja nie chciałbym być w sytuacji, gdzie idę do mojej córki i muszę jej powiedzieć, że nie może już chodzić na angielski, ani na tańce, bo nie mamy na to pieniędzy. Nie będziemy też jeździć na basen, ani do kuleczkowa, ani do DinoZatorlandu (moja córka ma bzika na punkcie dinozaurów), ani do ZOO.  

„Koniec dziewczyno! Teraz tatuś może Ci włączyć na laptopie zdjęcia, żebyś mogła sobie przypomnieć jak tam było fajnie.”  

Na samą myśl o takiej sytuacji dosłownie przechodzą mnie ciary.  

"No dobrze Bartek, ale skąd wiesz, że tylko 15% osób zajęło się RODO jak należy?"  

27 września wysłałem do swoich Czytelników krótką ankietę, w której zapytałem wprost:

Czy masz wdrożone RODO?  

Oto jakie były wyniki:  

Jak widzisz jedynie 15% osób zagłosowało za tym, że mają odpowiednio zrobione RODO. Co ciekawe najwięcej firm, które zrobiły RODO, to te same firmy, którym groziły najdotkliwsze kary za ich brak. O jakich działalnościach mówimy? 

• prywatne przychodnie  
• gabinety dentystyczne  
• biura rachunkowe  
• usługi księgowe  
• kancelarie prawno - podatkowe  

Jak łatwo zauważyć są to firmy, które albo na co dzień zajmują się dokumentami, albo są to biznesy tak dochodowe (np. stomatologia), że prawdopodobnie zatrudnili specjalistę, który:

• zrobił im audyt 
• wykonał analizę ryzyka
• przygotował pełną dokumentację  

Mówiąc wprost: zatrudnili człowieka który wykonał całą robotę od A do Z. 

Tylko jest jeden duży problem... 

Zatrudnienie takiego konsultanta jest pioruńsko drogie. Ceny za cały taki pakiet wahają się od 7.000 do nawet 40.000zł (w zależności od wielkości firmy, może prowadzisz bardzo prostą działalność i u Ciebie cały proces kosztowałby "zaledwie" 3000zł).  

Umówmy się - dla większości małych przedsiębiorców takie ceny są zaporowe.  

Dlatego mam dla Ciebie coś, co rozwiąże Twoje problemy z RODO.

Ale o tym za chwilę. Kolejne pytanie jakie pojawiło się w mojej ankiecie to:

Jak pozyskujesz klientów? Oto wyniki:  

Jak widzisz na powyższym obrazku ponad 42% moich czytelników pozyskuje klientów przez internet. Za pomocą strony internetowej, bloga, używając reklam Google Ads, Facebooka itp.  

Jeśli jesteś w tym gronie, to potencjalni klienci w jakiś sposób się z Tobą kontaktują. Piszą maila, dzwonią, wypełniają formularz kontaktowy, albo zapisują się na newsletter. Zgadza się?  

Jak długo przetrzymujesz ich korespondencję? Czy wiesz, że nawet jeśli tylko ktoś zapytał o cenę, i nie kupił, a Ty nadal masz to zapytanie w swojej skrzynce, to powinieneś mieć określone jak długo będziesz to trzymał?  

Co ciekawe: RODO nie mówi jak długo możesz trzymać te dane. Możesz sobie ustalić, że trzymasz maila 10 lat. W każdym razie to jak długo będziesz przetrzymywał takiego maila powinno być jasno spisane. I tyle. 

Drugi sposób, w jaki moi czytelnicy pozyskują klientów, to spotkania na żywo, konferencje, eventy (34,5%).  

W takim razie czy tam zachodzi jakieś przetwarzanie danych? To zależy. Jeżeli działasz w rynku B2B i np. masz w bazie, że kartony na swoje produkty zamawiasz z firmy Kartonex, to żadnego problemu nie ma.  

Na pewno?

Jak przyjeżdża do Ciebie przedstawiciel handlowy - Pan Marian Pudełko, który podaje Ci swój numer telefonu, swojego maila i Ty zapisujesz gdzieś jego dane, to to już podlega pod RODO.  

Niektórzy mówią: "Jak Twoja firma sprzedaje coś innej firmie to RODO Cię nie dotyczy".  

Co za kłamstwo!

Bo to rzadko przebiega tak, że jedna firma sprzedaje coś innej firmie. Zazwyczaj konkretny człowiek z firmy X, kupuje coś od konkretnego człowieka, który reprezentuje firmę Y.  

Mają swoje numery, maile itp. Powinieneś jasno określić jak tego typu dane będą przechowywane i przez jaki czas.  

Co z tym wszystkim zrobić? Odpuścić rodzinne wakacje? Sprzedać nerkę? Zahamować rozwój firmy wstrzymując zatrudnienie? Więcej pracować samemu zamiast zlecać pracę podwykonawcom? (ale chyba nie po to zakładałeś firmę, żeby się teraz zarzynać, prawda?)  

Jak to zorganizować, skoro zatrudnienie specjalisty od RODO, który zrobi wszystko za nas od A do Z kosztuje tyle, co dwutygodniowe, luksusowe wakacje na Teneryfie?  

W tym miejscu mam dobrą wiadomość!

Widzę jak wielu przedsiębiorców jeszcze nic nie zrobiło w związku z RODO. 

Widzę jak wielu freelancerów, małych i mikroprzedsiębiorców chciałoby spokojnie pracować, ale kompletnie nie wiedzą jak się zabrać za RODO w swojej firmie.  

Widzę, jak wiele firm myśli, że to ich nie dotyczy, albo, że zajmą się tym "kiedyś". Tylko jak widzisz mamy koniec roku, RODO weszło w maju, a dla Ciebie to "kiedyś" jeszcze nie nadeszło. Kogo Ty chcesz oszukać z tym „kiedyś to ogarnę"? 

Widzę jak wiele osób nie rusza tematu, bo po prostu są przerażeni ilością dokumentów i nie wiedzą od czego zacząć.  

Chcę i mogę Ci pomóc, ale... 

jak to mówiła babcia Popielowa - do tańca trzeba dwojga :-)  

Chcę mieć w gronie swoich Czytelników i Klientów osoby, których firmy prosperują coraz lepiej. Chcę mieć społeczność, która żyje dostatnio i szczęśliwie.  

Dlatego postanowiłem znaleźć rozwiązanie, które będzie skuteczne. Rozwiązanie, które sprawi, że będziesz mógł spokojnie spać. 

Rozwiązanie, które sprawi, że poczujesz wreszcie święty spokój i będziesz mógł w 100% zająć się swoją firmą. 

Bo bądźmy szczerzy, nawet jeśli postanowiłeś - brzydko mówiąc - olać temat RODO, to gdzieś cały czas siedzą z tyłu głowy myśli w stylu: "a co jak będzie kontrola?", "a co jak mi dowalą karę?". 

Wiesz o co mi chodzi - niby odpuściłeś, ale ta sprawa gdzieś siedzi z tyłu głowy i nie daje spokoju. Psychologia nazywa takie zjawisko…  

"otwartą pętlą". 

Jeśli jakaś sprawa nie została w naszym życiu zakończona, zamknięta, nie zostały podjęte żadne konkretne kroki, to będzie co jakiś czas do Ciebie wracała.  

A im więcej takich spraw masz na głowie, tym masz mniej energii do pracy. 

Takimi otwartymi pętlami mogą być np. brak wdrożenia RODO, zerwane relacje z rodzeństwem, konflikt z rodzicami, coś komuś obiecałeś i tego nie zrobiłeś, Tobie ktoś coś obiecał i tego nie zrobił itd.  

Doskonale wiesz co mam na myśli. 

Kilka lat temu kiedy po raz pierwszy usłyszałem o metodzie domykania pętli.  

Zrobiłem sobie tydzień wolnego na pozałatwianie "wiszących tematów".  

Złapałem za telefon i zadzwoniłem do ludzi, z którymi miałem jakieś niewyjaśnione sprawy, przegadałem kilka rzeczy, które zostały zamiecione pod dywan. Część spraw odpuściłem. Po prostu podjąłem decyzję, że nie chcę już nigdy do nich wracać.  

A żeby to więcej się nie powtórzyło...

zastanowiłem się: po co konkretne rzeczy wydarzyły się w moim życiu? Co mi dały? Jaką lekcję wyciągam z nich na przyszłość?  

Po takim tygodniu czułem się jakby ktoś mi ściągnął z pleców 30-kilogramowy plecak.  

• zacząłem się lepiej wysypiać  
• miałem więcej energii do pracy 
• moja koncentracja poszybowała w kosmos 
• miałem mnóstwo pomysłów na nowe artykuły 
• mniej się męczyłem podczas wysiłku fizycznego (to właśnie w tamtym okresie zrobiłem w rok Koronę Maratonów Polskich).  

Teraz bardzo tego pilnuję i nie pozwalam, żeby jakieś sprawy "wisiały w powietrzu". 

Może nawet nie zdajesz sobie z tego sprawy, że temat RODO jest takim 30-kilogramowym "mentalnym" plecakiem, który cały czas nosisz. Nie wchodź z nim w 2019 rok. 

Chcesz go zdjąć i poczuć ulgę? 

Postanowiłem, że dla moich czytelników znajdę rozwiązanie, które musi spełniać cztery kryteria:  

Pierwsze - musi być proste do wdrożenia. Właściciel małej firmy nie może sobie pozwolić na dwa tygodnie przestoju, żeby zająć się RODO.  

Drugie - musi być tanie. Wiem, że w tym miejscu może się narażę wielu kancelariom, ale trudno.  

Prawda jest taka, że w związku z RODO wiele firm wywęszyło okazję do zarobku. Nie ma w tym nic złego - sam prowadzę firmę i to jest super jeżeli jakiś czynnik powoduje lawinowy napływ klientów.  

Natomiast nie mogę przejść obojętnie obok tego, że wielu specjalistów windowało ceny za swoje usługi do granic możliwości.  

 Trzecie - musi zawierać tylko konkrety. Tylko to, czego osoba prowadząca małą firmę potrzebuje. I nic więcej. Żadnych zbędnych dokumentów. Żadnych klauzul, które muszą mieć firmy zatrudniające kilkudziesięciu pracowników. Nie potrzebujesz tego.  

Czwarte - żadnego prawniczego nawijania makaronu na uszy. Żadnego żargonu, super mądrych słów i całego tego Ą, Ę.  

I tak powstał:  

Pakiet „RODO Must Have” 

Poprosiłem Ilonę Przetacznik - znaną w internecie jako "Managerka Umów" o zrobienie takiego pakietu dokumentów, który będzie spełniał powyższe kryteria. 

Dlaczego właśnie Ilona?  

Ponieważ Ilona jest radcą prawnym, a do tego tłumaczenie z „prawniczego na nasze” ma w małym palcu. Pracuje głównie z biznesami online: blogi, portale, sklepy internetowe i z małymi firmami. Doskonale czuje ten temat. Poza tym co tydzień organizuje na swoim fanpage'u live'y #Legalna Kawa, na którym pomaga firmom w temacie RODO.  

Jak wyglądają pakiety i co dostaniesz w każdym z nich?

PAKIET RODO - MUST HAVE + STRONA INTERNETOWA 

W tym pakiecie znajdziesz wszystko to, co musisz mieć jako przedsiębiorca żeby być zgodnym z RODO. Nawet jeśli posiadasz tylko prostą stronę wizytówkę, z formularzem kontaktowym, to też powinieneś wskazać w jaki sposób zbierasz, przetwarzasz i zabezpieczasz dane.  

W pakiecie otrzymujesz takie dokumenty jak: 

• Lista kontrolna - pytania audytowe 
• Identyfikacja danych osobowych w działalności z przykładami 
• Rejestr czynności przetwarzania z przykładami 
• Analiza ryzyka  
• Rejestr naruszeń ochrony danych osobowych 
• Zgłoszenie incydentu naruszenia danych osobowych - wzór według UODO 
• Zgłoszenie incydentu naruszenia danych osobowych - wzór uproszczony 
• Instrukcja postępowania w przypadku naruszenia zasad ochrony danych osobowych 
• Polityka ochrony danych osobowych (Polityka bezpieczeństwa danych)  
• Instrukcja zarządzania systemem informatycznym
• Rejestr kont, osób i systemów przetwarzających dane osobowe
• Procedura realizacji praw podmiotów danych zgodnie z RODO
• Obowiązek informacyjny - wzór - w przypadku wysyłania e-maili
• Obowiązek informacyjny - wzór - w przypadku wykonania usługi lub umowy 
• BONUS: Tablica informacyjna RODO do wywieszenia - kilka wariantów graficznych  

STRONA INTERNETOWA:

• Polityka prywatności i plików cookies na stronę www - uproszczona
• Wzór klauzuli informacyjnej - formularz kontaktowy  
• Wzór klauzuli informacyjnej - newsletter 
• Wzór checkboxa ze zgodą do wysyłki newslettera

Wartość całego pakietu to 997 zł, jednak jego cena jest znacznie mniejsza. Przejdź dalej: 

PAKIET RODO - PRACOWNIK/ WSPÓŁPRACOWNIK 

To pakiet dokumentów wymaganych przez RODO w sytuacji, gdy zatrudniasz chociaż jednego pracownika albo zlecasz usługi innym przedsiębiorcom, lub freelancerom. 

W pakiecie otrzymujesz takie dokumenty jak:  

• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych 
• Rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych 
• Umowa powierzenia danych osobowych - wzór 
• Rejestr umów powierzenia 
• Oświadczenie o poufności dla pracownika / współpracownika 
• Wzór klauzuli informacyjnej - w przypadku prowadzenia rekrutacji 
• Wniosek o nadanie dostępu do systemu informatycznego 
• Rejestr kont, osób i systemów przetwarzających dane osobowe  
• Rejestr pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe 
• BONUS: Dekalog ochrony danych osobowych-kilka wariantów graficznych- do powieszenia w firmie  

Wartość całego pakietu to 697 zł, jednak jego cena jest znacznie mniejsza. Przejdź dalej:  

PAKIET PREMIUM: PAKIET RODO - MUST HAVE + PAKIET RODO - PRACOWNIK/ WSPÓŁPRACOWNIK 

W tej opcji dostajesz wszystko.  

• Cały pakiet RODO - MUST HAVE + STRONA INTERNETOWA  
• Cały pakiet RODO - PRACOWNIK/ WSPÓŁPRACOWNIK  

"Dobrze, ale czy będę potrafić samodzielnie wypełnić dokumenty?"

Dokumentów jest dużo i ich nazwy brzmią dość urzędowo, ale gwarantujemy Ci, że w pakiecie znajdziesz naprawdę mnóstwo instrukcji! Wszystko masz opisane krok po kroku w e-booku wprowadzającym, a dodatkowo w każdym dokumencie na marginesach są umieszczone komentarze z instrukcjami. Znajdziesz też przykłady, które pokazują jak to wszystko powinno wyglądać.

To nie chodzi o same dokumenty. Największa wartość leżyw tym, jak one zostały przygotowane. Dlatego wszędzie są dokładne instrukcje. 

Ile to wszystko kosztuje?

Wartość całego pakietu to 1694 zł, jednak jego cena jest znacznie mniejsza.  

Udało mi się wynegocjować z Iloną znacznie lepsze warunki dla moich czytelników. Dlatego możesz nabyć te pakiety w znacznie niższych cenach niż wynosi ich wartość. Prawdopodobnie nigdzie w internecie nie znajdziesz takiego zestawu w tak atrakcyjnej cenie.  

Oto propozycja dla Ciebie:  

Ale to nie wszystko! Mam dla Ciebie 3 rewelacyjne prezenty:

1. Marketing MindSet (wartość 147zł) - to 90 minut video, w którym poznasz "19 przykazań" marketingu. To są fundamentalne założenia, których zastosowanie sprawi, że w Twojej firmie pojawi się więcej klientów niż jesteś w stanie obsłużyć.  

2. Słowo na Z (wartość 67zł) - Czy wiesz, że istnieje jedna rzecz, która decyduje o Twoim "być, albo nie być" w biznesie internetowym? Od tego jednego czynnika zależy dosłownie wszystko: współprace reklamowe, sprzedaż własnych produktów online, współprace afiliacyjne, sukces w handlu internetowym.  

Skupienie się na tej jednej rzeczy jest kluczowe (zwłaszcza na początku biznesu online).  

3. Strategiczne rozwiązywanie problemów (wartość 147zł) - jeżeli zadajesz sobie pytanie typu: "Dlaczego mam tak mało klientów?", albo "Dlaczego moja firma tak wolno się rozwija?", to pokażę Ci, jak w sposób strategiczny podejść do rozwiązywania tego typu problemów. To jedno narzędzie (które jest dostępne za darmo) pomoże Ci rozwiązać wiele problemów i dylematów. Zamiast zadręczać się, że coś nie idzie będziesz wiedział jak można rozwiązać daną sprawę i od czego należy zacząć.  

Jak widzisz sama wartość kursu (w wersji podstawowej) i dołączonych do niego bonusów wynosi 1358zł, a cena dla Ciebie to 597zł.  

„Skoro to takie świetne, to czemu kosztuje tak mało?”

Nie mam żadnych wątpliwości co do wysokiej zawartości merytorycznej pakietu "RODO Must Have". Cena jest niższa z kilku powodów:  

• to jest produkt dostępny online. Nie musimy wynajmować sali szkoleniowej, ani drukować opasłych ksiąg;  
• stworzenie tego pakietu nie wymagało pracy zupełnie od zera - Ilona od miesięcy pracuje z przedsiębiorcami nad RODO, więc materiałów, szablonów, wzorów itp. ma aż za dużo. Praca ograniczała się do tego, żeby wybrać tylko to, co jest niezbędne.  
• nie ponosimy kosztów montażu nagrań video, ani wysyłki 

I najważniejsze!

Chcemy, żeby jak najwięcej przedsiębiorców mogło w pełni legalnie prowadzić i rozwijać swoje firmy.  

„Ile warty jest dla Ciebie święty spokój?”

Zobacz: inwestycja w pakiet dokumentów w podstawowej wersji wynosi 597zł. Czyli 1,63zł dziennie. JEDEN ZŁOTY I SZEŚĆDZIESIĄT TRZY GROSZE! 

Zgodzisz się ze mną, że to niewielka cena za to, żeby móc w pełni skupić się na pracy, zamiast obawiać się każdego dzwonka, domofonu czy telefonu z nieznanego numeru. 

Nie mówiąc już o tym, że gdyby rzeczywiście w Twojej firmie była kontrola, to po prostu pokazujesz jak przetwarzasz dane klientów i kontrahentów, jak je chronisz i dlaczego tak, a nie inaczej. 

Następnie życzysz kontrolerowi miłego dnia i machasz na pożegnanie. 

Czy 1,63zł za taką opcję, to naprawdę inwestycja, która Cię przerasta? 

Nie sądzę :-)